タスクマネジメントを上達させるための5つのポイント

新卒や若手のときは、タスクマネジメントに苦慮することが多いですよね。

私もこれまで、TrelloやAsana、Todoistを筆頭に数多くのタスクマネジメントツールを試してきましたが、どうしてもタスク漏れが出てきてしまい、なかなかうまくいきませんでした。

たくさんの方法を試す中で、私は結局タスクマネジメントを上達させるためにはツールを変えても意味がなく、やり方を工夫する必要があるということに気づきました。

そこで今回は、タスクマネジメントがうまくなるためのコツをご紹介したいと思います。

タスクマネジメントができない原因の多くは、ツールの中にタスクが網羅されておらず、タスク全体を正確に把握できていないことです。

自分が担当しているプロジェクトのタスクはツール上に記載しているにも関わらず、急な依頼は手書きのメモをしていたり、打ち合わせ中に出てきたタスクは議事録メモに記載されているような状況に皆様なっていないでしょうか。

上記のように、マネジメントするためのタスク自体が散在しているとタスクマネジメントどころではありません。

まずは、タスクを1つのツールに集約することからはじめましょう。

正直タスクマネジメントツールは何を使っていても良いと思います。

（私も回り回って、結局Google スプレッドシートに落ち着きました）

ツール上でタスクを管理する際に、どのプロジェクトに記入するべきかわからなくなったことはありませんか。

その原因は、基本的にタスクマネジメントツールでは、プロジェクト毎のタスクを管理するようになっており、プロジェクトに関係しないタスクが管理しにくくなっているからです。

しかし、この何気ないタスクが記入できない状況は大きな問題を起こします。

それは、ポイント①でもお伝えしたタスクを網羅的に管理しにくくなるからです。

そんな状況にならないためにも、「その他」というプロジェクトを作り、急な依頼等はすべてそこに書き出す等すれば、タスクをすべて記入することができます。

「その他」プロジェクトを作り、迷ったタスクはすべてそのプロジェクトに入れていくことで、タスクの漏れを予防することができます。

手書きメモはついついしてしまいがちですが、このメモ書きが最もタスク漏れを引き起こす原因になりがちです。

いつものタスク管理ツールに記載がなく忘れてしまったり、メモ書き自体がなくなってしまったり、メモ書きはタスク管理をするにあたってメリットになることはあまりないように思います。

手書きメモでタスクマネジメントをしない限りは、突然でてきたタスク、急な依頼どんなものでも、必ず自分が使っているタスク管理ツールに記載するようにしましょう。

もし、すぐタスク管理ツールにかけないと思う場合は、そもそもいま使っているタスク管理ツールが自分の業務に適していない可能性があるので、見直しをおすすめいたします。

当たり前だと思われる方も多いようですが、意外にできていない人が多いです。

後で書こうと後回しにされる方がいますが、そもそもタスクマネジメントツールは、そのように頭の中の管理ができてないため、作られているのです。

自分の頭を過信せず、タスクが発生すれば、どんな細かいタスクもタスクマネジメントツールに記入することを習慣化しましょう。

タスクマネジメントを行う理由は、各プロジェクトが納期通りに終えれるようタスクの管理をすることが目的だと思います。

そのために、日次・週次・月次単位でスケジュールを組んだり、タスクの追加・終了などステータスの修正なども必要です。

タスクは日に日に増えたり減ったりするものなので、ついついタスクは書き出したけれど、数日置いただけで終えているタスクがいっぱいになってしまいます。

そんな状態にならないためにも、タスクの確認は必ず毎日やりましょう。

おすすめは朝と夜の2回は最低でもやることです。

朝に1日どのタスクを行うのかを確認し、夜にタスク全体のスケジュールや優先順位の変更を行うのがおすすめです。

いかがでしたでしょうか。

タスクマネジメントができないのはツールのせいではなく、やり方に問題があるからです。

ほかにも様々な方法があるかとは思いますが、まずは上記の5つのポイントを試して見てください。

人生に空白の時間を